Je kent het waarschijnlijk wel. Al tijden probeer je met die ene klant of die ene leverancier een afspraak in te plannen. Je mailt wat data en tijdstippen heen en weer en het duurt lang voordat je een geschikt moment hebt gevonden. Totaal niet efficiënt en het kost je vervolgens ook nog gewoon heel erg veel tijd.
Met Microsoft Bookings zorg je ervoor dat het heen en weer e-mailen niet meer nodig is en je sneller tot een concrete afspraak kunt komen.
Concreet is Microsoft Bookings een reserveringspagina waar mensen zelf reserveringen met jou, of je collega’s kunnen inplannen. Via Microsoft Bookings geef je tijden en data aan wanneer mensen een reservering kunnen maken. Via die pagina kunnen mensen vervolgens zelf afspraken inplannen. Ze zien jouw beschikbaarheid zonder dat ze (natuurlijk) inhoudelijk jouw afspraken kunnen inzien. Zodra ze een geschikt moment hebben uitgekozen en bevestigd krijgen zowel jij als de andere persoon hiervan bericht en wordt uiteraard jouw agenda bijgewerkt!
Microsoft Bookings is onderdeel van Microsoft 365, dus heb jij hier al een abonnement op dan kun je Bookings gewoon gebruiken.
Hoe werkt Microsoft Bookings
Log in op de Microsoft 365 portal (https://portal.office.com) en open daar de Bookings app.
Je kunt overigens ook direct naar de Bookingspagina zelf gaan: Bookings-pagina.
Klik daar op de knop Maken om een reserveringspagina te maken.
Op het volgende schermen vul je de informatie in die voor jou(w) (bedrijf) gelden.
Vervolgens wordt jouw reserveringspagina geopend.
Aan de linkerzijde van het scherm zijn een aantal menu opties in beeld, waaronder bedrijfsgegevens.
Vul de informatie hier zoveel en correct mogelijk in. Dit zorgt voor een goede afhandeling van afspraken en herkenbaarheid van jouw pagina.
Open in het linkermenu vervolgens de optie Reserveringspagina.
Ook hier zijn verschillende zaken in te richten. Denk bijvoorbeeld aan de rechten (wie mogen er afspraken inplannen), de tijdvensters waarin gepland kan worden en of je de reserveringspagina wil kunnen delen (= belangrijk) etc etc.
Het is belangrijk dat ook deze informatie zo goed mogelijk ingericht wordt.
Zodra je dit allemaal hebt ingericht is je reserveringspagina klaar en is Microsoft Bookings klaar om voor jou aan de slag te gaan.
Via de beginpagina (zie onderstaande afbeelding) van Bookings heb je de optie om je reserveringspagina te delen.
Zodra je op Delen klikt kun je een link maken die je naar iemand kunt versturen via e-mail.
Je kunt er ook voor kiezen om deze link in je Outlook handtekening op te nemen zodat iedereen altijd een afspraak met je kan inplannen.
Onderstaand een afbeelding van de reserveringssite zoals deze gemaakt kan worden.
Uiteraard is er veel meer mogelijk. Zoals een agenda voor een team beheren, inrichten voor speciale dienstverlening in tijdblokken en natuurlijk een andere opmaak.
Heb je hier hulp bij nodig of heb je andere vragen over Microsoft Bookings of Microsoft 365?
Bel ACF dan op 0527-858585 of stuur een e-mail naar info@acfbentveld.nl
